ARCHIVOS CENTRALIZADOS

     

            Archivos centralizados, 

¿QUÉ SON?

Cuando se habla de archivos de datos de medición, se trata de la recopilación de datos de todo tipo de dato de series temporales y de ráster, guardados y gestionados en sistemas de bases de datos relacionales. El archivo cumple aquí la función de back-end: en vez de cargar el sistema productivo (p.ej. una central hidrológica de datos de medición o un sistema de control del sistema) con datos históricos durante el proceso operativo, dichos datos se colocan directamente en el archivo. Se puede acceder, de forma consistente en cualquier momento, a estos registros de datos duraderos, además, existe la posibilidad de llevar a cabo fácilmente el análisis integral. Distintos operadores y, respectivamente, sistemas operativos pueden formar un archivo en común, mediante el cual se crea -gracias a los enlaces transversales ahora posibles- una verdadera plusvalía de los datos.

Dichos archivos de datos se aplican en el momento en que aparezcan innumerables valores individuales con una alta resolución temporal, p.ej. unidades de supervisión y de control, que funcionan en base a SCADA.

Otro campo de aplicación son los archivos centrales de datos, por ejemplo para datos climáticos. Aquí se guardan series temporales extremadamente largas, que provienen de diversas redes de medición y operadores, siendo analizadas en partes o bien durante su tiempo de ejecución entero.

Otras aplicaciones serían, además, los centros de datos, que requieren del almacenamiento con pleno acceso a los datos.

En las siguientes áreas de especialización se encuentran archivos de datos para los datos de series temporales:

• Sistema de control de procesos (suministro de agua, depuración de aguas residuales)
• Meteorología
• Hidrología
• Gestión del agua en la ciudad
• Calidad del agua
• Sismología
• Biología
• Datos de satélites y de radar
• Datos socioeconómicos

SERVICIO DE DOCUMENTACIÓN DEL HOSPITAL

SERVICIO DE DOCUMENTACIÓN DEL HOSPITAL

El Servicio de Admisión y Documentación clínica (SADC) es un servicio no asistencial encargado de facilitar el acceso del usuario a la asistencia sanitara especializada en régimen ambulatorio o de hospitalización así como de gestionar la historia clínica. El Servicio de Admisión tiene un carácter multidisciplinar.

En el RD 866/2001 se establecen las funciones básicas de los SADC, de entre las que se destacan:

FUNCIONES GENERALES

1. Organizar los circuitos administrativos de los procesos asistenciales.
2. Apoyo a la actividad asistencial para conseguir una mayor eficacia de los procesos.
3. Facilitar información y acceso a la asistencia.
4. Gestión y adecuación de la oferta y la demanda.
5. Desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información asistencial.

El SADC contempla:

• Admisión de hospitalización
• Admisión de urgencias
• Admisión de asistencia ambulatoria (CCEE, gabinetes, hospitales de día, etc.) de atención especializada
• Archivo de historias clínicas
• Documentación

Las funciones de admisión de hospitalización, urgencias y pacientes ambulatorios, integran el área de gestión de pacientes. Las funciones de archivo de HC y documentación constituyen el área de gestión de la documentación clínica. Como resultado de ambas áreas y producto de ambas gestiones (pacientes y documentación) se configura el Sistema de Información Asistencial.

Gestión de usuarios

Organización y gestión de:

• El acceso a los usuarios a las prestaciones de asistencia especializada en el ámbito correspondiente.
• La demanda de asistencia especializada en régimen ambulatorio, incluyendo consultas externas, exploraciones y unidades especiales (hospital de día, cirugía ambulatoria, etc…)
• La demanda de hospitalización: solicitud de ingreso, programación de ingresos, control y autorización de traslados y altas, gestión de camas.
• La demanda quirúrgica: registro, mantenimiento y comunicación de pacientes en espera de intervención, coordinación de la programación quirúrgica y registro de las intervenciones.
• El registro de los pacientes atendidos en Urgencias.
• Gestión y coordinación con otras instituciones sanitarias para la tramitación y autorización de traslados de/a otros centros y el correspondiente transporte sanitario.
• Establecimiento de vías de comunicación y coordinación necesarias con atención primaria.

Gestión de la información asistencial

• Coordinación con los diferentes servicios y/o unidades del hospital para la recogida de los datos necesarios para una mejor planificación y gestión del centro, elaborando los informes necesarios.
• Colaboración con el área de gestión del hospital en la recogida de datos para la facturación.
• Clasificación, integración y coordinación de toda la información clínica y asistencial generada.
• Desarrollo de sistemas de recuperación de la información clínica para usos asistenciales, docentes, de investigación…

Gestión de la documentación clínica

• Gestión y organización del archivo de documentación e historias clínicas, asegurando que su configuración y uso se ajuste a las previsiones contenidas en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.
• Establecer la normativa sobre localización, préstamo y devolución de historias clínicas, estableciendo mecanismos que aseguren su disponibilidad y que velen por su confidencialidad.
• Normalización de la documentación clínica del centro para su correcta homogeneización en colaboración con la Comisión de Historias clínicas.
• Codificación clínica: elaboración del índice, codificación, análisis y difusión de la información extraída de las historias clínicas, elaboración del conjunto mínimo básico de datos y sistemas de clasificación de pacientes y desarrollo de medidas que garanticen su fiabilidad.

UNIDADES

El servicio de Admisión del Hospital General Mateu Orfila está formado por las siguientes unidades administrativas:

ADMISIÓN DE HOSPITALIZACIÓN

Es la unidad que se encarga de la gestión de los ingresos, las altas y de dar soporte administrativo necesario que surja durante el episodio de hospitalización del paciente.

Funciones

• Gestión de los ingresos
• Realiza la gestión de las terapias respiratorias domiciliarias
• Gestión del circuito y del préstamo de Material Ortopédico
• Gestión de las hojas de Prótesis

ADMISIÓN DE URGENCIAS

Es la unidad que se encarga de la gestión administrativa en la demanda de atención asistencial en el Servicio de Urgencias hospitalarias.

Funciones

• Primer punto para dar y recibir información en la atención a los usuarios del Servicio de Urgencias
• Gestión de los ingresos urgentes
• Gestión de los partes judiciales

TRASLADOS

Es la unidad que se encarga de la gestión de las propuestas de traslado de los pacientes a otros Centros Sanitarios, ya sea interislas o a la península.

Funciones

• Gestión de la solicitud de cita médica para consultas externas a otros Centros Sanitarios fuera del área de salud
• Realización de bonos de viaje para traslados
• Tramitación de reintegros de gastos por traslados
• Coordinación de las especialidades que pasan consulta en el Hospital General Mateu Orfila pertenecientes a Son Espases.

PROGRAMACIÓN QUIRÚRGICA

Es la unidad que se encarga de la programación quirúrgica y de centralizar y mantener actualizado el registro de pacientes pendientes de intervención quirúrgica.

Funciones

• Gestión semanal de las intervenciones programadas de los servicios quirúrgicos
• Planificación semanal y mensual de los quirófanos asignados
• Derivación, si es precisa, de las cirugía a otros centros sanitarios.
• Gestión y seguimiento de los pacientes en la lista de espera quirúrgica
• Tramitación administrativa de todos los puntos contemplados en la Ley de Garantía de Demora.
• Dar información a los pacientes sobre su situación en la lista de espera.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Es la unidad que se encarga de la recogida y explotación de los datos estadísticos que se generan en el Hospital

Funciones

• Realizar informes de la actividad mensual del Hospital general y por servicios.
• Realizar informes de datos solicitados por el IB-SALUT
• Realizar estadísticas puntuales a petición de los servicios

AGENDAS Y CITACIONES

Es la unidad que regula y programa el acceso a la atención especializada de forma ambulatoria, incluye la gestión de los pacientes en consultas externas así como determinados procedimientos diagnósticos y terapéuticos de carácter ambulatorio.

Funciones:

• Apertura administrativa de las agendas.
• Gestión administrativa de las citas médicas de los pacientes para la atención ambulatoria.

CODIFICACIÓN

Es la unidad que se encarga de codificar los procesos de asistenciales de los pacientes mediante el uso del código CIE 9 MC 9ª Revisión.

Funciones

• Codificación de todos los diagnósticos y procedimientos del episodio asistencial de hospitalización
• Codificación de las solicitudes de inclusión en lista de espera quirúrgica
• Codificación de las altas hospitalarias
• Codificación de las altas de urgencias
• Gestión de la validación de datos codificados
• Explotación de datos solicitados en base a la codificación

DOCUMENTACIÓN CLÍNICA

Es la unidad que se encarga de gestionar la Historia Clínica

Funciones:

• Mantenimiento del contenido de la historia clínica
• Accesibilidad de la Historia clínica para el usuario.

SECRETARIAS

• Secretarias de planta.
  Realizan las tareas administrativas relacionadas con los pacientes ingresados.

 

ARCHIVO CLÍNICO 

NHC

¿Cómo identificar a los pacientes en los sistemas sanitarios?

LA NHC ES LA SOLUCIÓN 

Uno de los mayores quebraderos de cabeza de los profesionales que diseñan sistemas informáticos sanitarios es cómo identificar de manera única e inequívoca a los pacientes que serán registrados en ellos. Para resolver esto, la primera aproximación que puede venir a la cabeza es utilizar los mismos sistemas que se usan en la vida “off line” para identificarnos. Sin embargo, utilizarlos no constituyen una buena solución (o al menos, no una solución completa) cuando hablamos de sistemas de información sanitaria. Vamos a ver por qué:

• Nombres y Apellidos: El principal problema es que no son datos estables, y se pueden repetir de un paciente a otro. Por tanto, serán datos que será necesario incluir en nuestros sistemas, pero no podrán convertirse en ese identificador único por paciente.
• Nº SS (NASS): Durante mucho tiempo, la atención sanitaria estuvo vinculada a la afiliación de los trabajadores (y sus beneficiarios) a la Seguridad Social, por lo que el NASS era candidato a ser un buen identificador, pero el problema es que no todos los ciudadanos tienen porqué estar afiliados a la seguridad social, y además el sistema de titulares y beneficiarios hacen que un mismo NASS pueda estar asociado a varias personas, por lo que es un dato interesante, pero no nos vale como identificador único en sistemas sanitarios.
• DNI: Uno de los datos que se propone siempre como candidato es el DNI/NIF, sobre todo cuando charlas de esto con personas ajenas a este mundo. Si bien es cierto que podría ser un candidato, hay que tener en cuenta varias cosas que lo impiden: no es obligatorio para los niños, con los cual los pacientes infantiles no podrán ser identificados con este medio. Y por otra parte, los extranjeros no tienen NIF, en su caso y de tenerlo podrían usar el NIE (Número de Identificación de Extranjeros) o el pasaporte, pero ¿qué pasaría con los extranjeros indocumentados a los que se atiende?

Viendo lo anterior, ¿cómo nos identifican entonces en los sistemas sanitarios? Antes incluso de la irrupción de la informática, ya tenían sistemas para codificar y clasificar nuestras historias clínicas, usando un número al que se denomina comúnmente Número de Historia Clínica (NHC). ¿Cuál es el problema? Que ese número es único y distintivo de cada paciente, pero solo dentro del ámbito de la institución sanitaria. Es decir, en el Hospital X puedo tener un número y en el Z otro diferente, y en el centro de salud otro que sea Y. Es decir, que si quiero compartir información, el número que me identifica en un hospital no vale para otro distinto en el que también puedo tener un historial.

Debido a todo lo anterior, se planteó utilizar un código de identificación único de paciente, CIP, para evitar todos estos problemas.

Expurgo de Documentos Clínicos

ELIMINAN TU HC !!

Expurgo de Documentos Clínicos

El expurgo de los Documentos Clínicos trata en deshacer los documentos clinico asistenciales de los cuales han pasado 5 años.
No existe un criterio común a nivel nacional sobre qué documentos de la HC deben conservarse permanentemente y cuáles pueden eliminarse, aunque queda claro que la documentación clínica forma parte del patrimonio cultural de una nación y que, por tanto, deben tomarse medidas para su conservación destruyendo sólo aquellos documentos que han perdido sus valores primario y secundario.

Documentos que pueden ser destruidos pasado el tiempo correspondiente:

• Notas de enfermeria, hojas de balances hídricos y gráficas de enfermería: deben destruirse al alta del paciente.
• Registro de altas y fallecidos: después de 1 año.
• HC de urgencias y consultas externas: después de 2 años.
• Estadísticas mensuales del hospital: después de 5 años.
• HC: 10 años después del alta del paciente.
• Estadísticas anuales: deben conservarse indefinidamente. 
• Índice de pacientes, de enfermedades y de intervenciones: deben conservarse indefinidamente.
• Regístro del parto y registro de admisión con NHC: Deben conservarse indefinidamente.

PROCEDIMIENTO PARA ABORDAR EL EXPURGO DE UN ARCHIVO

• Determinar el valor de los documentos, analizando y estableciendo sus valores primarios y secundarios, y fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial.
• Seleccionar los documentos que han de ser eliminados o conservados en virtud de los plazos establecidos en el proceso de valoración.
• Redactar el manual de normas de actuación que reúne toda la información relativa a los aspectos orgánicos y funcionales de los documentos, así como las instrucciones relativas a períodos de transferencia, acceso y eliminación y/o conservación permanente.
• Establecer el cuadro de eliminación con la relación de documentos contenida en el correspondiente manual de normas, cuya propuesta de eliminación ha sido autorizada previamente por los órganos competentes. 
• Redactar el acta de eliminación donde se atestigua qué documentos se han eliminado con virtud del correspondiente cuadro de eliminación. 
• Eliminar los documentos, destruyéndolos físicamente, por cualquier método que garantice la imposibilidad de su reconstrucción.

LEY 21/2000 APROBADA POR EL PARLAMENTO CATALÁN
1.La historia clínica se ha de conservar como mínimo hasta veinte años desde la muerte del paciente. No obstante, se podrán seleccionar y destruir los documentos que no sean relevantes para asistencia, transcurridos diez años desde la última atención al paciente. 2. En todo caso, en la historia clínica se han de conservar durante veinte años como mínimo a contar desde la muerte del paciente, y junto con los datos de identificación del paciente: las hojas de consentimiento informado, los informes de alta, los informes quirúrgicos y el registro del parto, los datos relativos a la anestesia, los informes de exploraciones complementarias y los informes de necropsia. 3. No obstante lo que se establece en los apartados 1 y 2 de este artículo, la documentación que a criterio del facultativo sea revelante a efectos preventivos, asistenciales o epidemiológicos se conservarán durante todo el tiempo que haga falta.

Externalización de la HC.

Externalización de la HC.  

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Esta fase del proceso vital de una HC, incluye el inventariado, el transporte, el depósito y la custodia de los fondos documentales, desde las dependencias donde actualmente se encuentran a las dependencias de la empresa adjudicataria. 

El inventariado supondrá la identificación de todas y cada una de las unidades entregadas en depósito, al menos por número de historia clínica. 

La empresa adjudicataria se compromete a facilitar al hospital una copia del inventario resultante, en soporte y formato totalmente compatible con el sistema de información del hospital, para que éste pueda actualizar sus bases de datos. 

El transporte de los fondos se adaptará a las necesidades del hospital y durante cualquier momento del mismo debe estar garantizado el acceso a los fondos afectados y a su gestión diaria a requerimiento del hospital. 

El depósito y custodia de los fondos externalizados se realizará exclusivamente en dependencias de la empresa adjudicataria y por personal a su cargo. 

El hospital designará una persona delegada para la supervisión de todas las operaciones de manipulación, de inventariado y de traslado de los fondos. Dicha persona podrá efectuar muestreos sobre las series externalizadas antes de la firma conforme del proceso.

Clasificación y historias clínicas por número terminal

Clasificación e historias clínicas por número terminal 

https://elpais.com/diario/1999/12/21/sociedad/945730830_850215.html

Introducción 

La identificación de las HC se realiza mediante un número secuencial único y permanente ( una vez asignado , el paciente siempre será identificado por el mismo número), otorgando por la institución y que se asignará en el primer contacto que el paciente tenga con ésta.

Existen dos métodos principales para el Archivo númerico, el convencional ( por número consecutivo) y el método digito terminal.

-Sistema de Doble y Triple Digito Terminal

Ordenación de las historias clínicas por doble/triple digito terminal es un sistema de gestión de archivos que no clasifica los documentos archivados por números consecutivos sino por identidad sucesiva de los dos /tres números finales

El método convencional es archivar las HC en estricto orden ascendente, lo cual es útil en establecimientos con poco volumen de atención. El método dígito terminal es rápido, seguro y preciso, basado en un principio matemático que asegura una distribución equitativa de HC  entre 100 secciones.  

Ventajas:

-Disminuye los errores de archivado

- Disminuye las cargas de trabajo al agilizar el método

- Distribución del espacio de manera homogénea

-Ahorro del espacio

- Permite detectar fácilmente los errores de archivado

-No afecta a la extracción de expedientes para el pasivo.

Segun el sistema Digito-Terminal , el cual consiste en dividir el número  de la historia clínica en cifras de dos o tres digitos, ( seguún el tamaño del archivo) empezando por la derecha;paralelamente a esto dividimos el archivo  en 100 secciones y estas a su vez en 100 subsecciones( esta última división a veces puede obviarse por motivos de espacio, quedándonos  sólo con una división  en 100 secciones). asignamos por ejemplo un doble digito a cada sección y archivamos las historias clinicas empezando por el doble digito de la derecha. Así, por ejemplo la Historia Clinica 214301 (21-33-01) se archivaría en la sección 01 y junto a todas las historias clinicas cuya terminación fuera 01, y subseccion 43 , o bien la historia 30843 estará en el sector 43, subsector 100000.

De esta manera podemos recuperar el espacio que queda al extraer una historia de una colección documental de cientos de miles.

Convencional:

El archivo de historias clínicas por este método sigue una secuencia consecutiva según su numeración y se lee de izquierda a derecha. 

La ventaja de este método son:

Facilidad con que se aprende

Desventajas:

Los errores de archivo son más frecuentes al aumentar el número de dígitos en la historia clínica. A medida que crece el archivo aumenta la posibilidad de error. El archivo de historias clinicas por este método sigue una secuencia consecutiva según su numeración y se lee de izquierda a derecha.

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